Las preguntas sobre sistemas de gestión surgen cuando se tiene la intención de cambiar de solución o cuando se quiere adquirir una nueva. Sabemos que es tu caso, así que toma nota. Todas estas preguntas te servirán o bien para solucionarte dudas o bien planteárselas a tu próximo proveedor de software ERP.
#1 – ¿Por qué Escoger una Solución Modular?
Una solución modular te permite escoger los módulos necesarios para manejar tu compañía. Es decir, no es necesario adquirir un módulo de almacenes si tu empresa no trata ese escalón de la cadena de suministro, aunque el software disponga de él.
Si la elección final es una solución con todos los módulos necesarios para manejar íntegramente la cadena de suministro (tráfico terrestre, tráfico marítimo, tráfico aéreo, aduanas, contabilidad, facturación y almacenes), nos da la seguridad de que aunque ahora únicamente la empresa necesite dos de esos módulos, el proveedor de software dispone de los demás. Asegurarte de contratar una solución completa te ahorrará tener que buscar nuevos proveedores si en un futuro necesitas algo más potente. Además del gasto de tiempo y dinero que supone la migración.
#2 – ¿Cuánto Tiempo puede durar una Implantación de Software ERP?
Te daríamos una respuesta exacta si la hubiese, pero no la hay. Cada empresa es un mundo y cada una tiene unas necesidades distintas. Lo que sí podemos contestar es que depende de la envergadura del proyecto y del método de instalación (cloud vs en sus servidores). Para evitar problemas, lo ideal es pactar y establecer unos tiempos en el plan de trabajo, de forma que ninguno de los dos se relaje.
#3 – ¿Es posible la Movilidad de Uso en el Software ERP?
No todas las soluciones Software están disponibles en versión web, lo cual permite que el usuario ejecute el programa desde cualquier punto del mundo sin necesidad de estar físicamente en la oficina. Esta característica es cada vez más común, pero no siempre está disponible, así que asegúrate.
#4 – ¿Qué Costes Adicionales puede tener un Software ERP?
Es muy importante detallar con el proveedor qué aspectos no están incluidos dentro de la cuota. Este tipo de preguntas son muy comunes, así que vamos a detallarte algunos de los servicios que te puedes encontrar que no incluyen:
- Integraciones con otras aplicaciones o Softwares.
- Soporte técnico.
- Desarrollos a medida.
- Actualizaciones de versión.
- Nuevas altas de usuarios.
#5 – ¿Qué Tipo de Soporte al Usuario está Disponible?
Parece obvia esta pregunta. Pero no es lo mismo tener a dos personas para quince empresas, que disponer de un equipo cualificado que dé soporte en tiempo y lugar. Además se debe de tener en cuenta la capacidad de maniobra en caso de urgencia. Sabemos que el sector logístico no para, así que si surge una urgencia un domingo a las 3am, y te preguntas ¿Quién lo gestiona? Es vital asegurarse de la disponibilidad de un equipo de guardia para estos casos.
Por otro lado, si tu empresa tiene un equipo internacional, necesitarás que al otro lado de la línea haya profesionales que atiendan por lo menos en inglés, sino tendremos un problema a nivel de comunicación.
Y por último, y no menos importante, saber también qué vías de comunicación hay disponibles: Email, teléfono, presencial… Cuantos más mejor.
#6 – ¿Dispone de Documentación para la Formación de Usuarios?
La adquisición de un nuevo software sabemos que requiere implícitamente que los usuarios que lo vayan a utilizar reciban la formación correspondiente. Pero además de ello, si disponen de alguna plataforma de formación tipo Moodle con vídeos interactivos, manuales por módulos o documentación te ahorrarán más de una llamada por dudas funcionales.
#7- Si lo hubiere ¿Qué ocurre con el Vendedor Actual?
En cuanto a la renuncia del proveedor, normalmente se especifica en el contrato con cuánta antelación se debe avisar al proveedor actual para la cesión de servicios. Si no es tan fácil como preguntarlo.
En cuanto a los datos con los que trabaja el programa, sencillamente se migrarán al nuevo sistema de gestión. Así que por ese tema despreocúpate, no hay riesgo de pérdida. Todo el trabajo hecho hasta ahora se volcará íntegramente.
#8 – ¿Qué Experiencia tiene el posible Proveedor?
En una industria tan técnica como la logística, que nos asociemos con una empresa sin experiencia puede ser un completo fracaso. Debemos analizar si los clientes que han contratado el software están satisfechos. Es bastante común que una empresa cuando está buscando un nuevo proveedor pida a otras recomendaciones u opiniones de sistemas de gestión. Al final es una importante inversión, así que la elección debe tomarse con cabeza.
#9 – ¿Qué Suponen las Personalizaciones de Producto?
Actualmente en el mercado de logística y transporte existen dos tipos de software ERP:
- El software cerrado. Un sistema de gestión que no permite personalizaciones.
- El software a medida. Un sistema de gestión que se adapta al usuario (permite añadir funcionalidades, modificar pantallas, integraciones, etc.)
En el primer caso las personalizaciones o ni siquiera serán posibles, o si lo permiten saldrá a precio de oro. En el segundo, la customización será la esencia de la empresa, así que en la mayoría de casos no será necesario un cargo extra.
Esto es lo que supone a nivel económico. Pero a nivel funcional, no vemos más que beneficios que un programa sea capaz de amoldarse a los requerimientos del usuario. Algo cerrado nunca será 100% cómodo. Así que nuestra recomendación es que busques una solución que se adapte a tu empresa.
¿Te surgen más preguntas? Cuéntanos qué buscas.
